Jede Schulleiterin oder jeder Schulleiter führt eine Handakte über jede einzelne Lehrkraft. Diese unterscheidet sich aber grundlegend von der Personalakte, die bei der zugehörigen Bezirksregierung geführt wird.. Oft wissen Kolleginnen und Kollegen nicht, was darin enthalten ist. Diese Akte kann aber jederzeit eingesehen werden und es ist durch Erlasse genau festgelegt, was darin enthalten sein darf.

Die Handakte der Schulleitung

Rechtsgrundlage sind der alte Erlass des Kultusministeriums vom 21.8.1992 und die §§ 120-122 des Schulgesetzes.In dem Erlass heißt es:

1.   Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt die Schulleiterin oder der Schulleiter über jede Lehrkraft eine Akte mit personenbezogenen Daten. In diese Akte dürfen – unter Beachtung des Erforderlichkeitsgrundsatzes – nur die Daten aus der Anlage 2 zur VO-DV II (BASS 10-41 Nr. 6.1) aufgenommen werden.

Das sind folgende Daten:

Akten der Schulleitung

I. Persönliche Angaben

1.Name, Geburtsname, Vorname(n), Akademische Grade

2.Geburtsdatum

3.Familienstand, Kinderzahl

4.Privatanschrift, Telefon

5.Schwerbehinderung (Grad und Gültigkeitsdauer der Anerkennung)

II. Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten

1.Laufbahndaten (Lehramt, Lehrbefähigungen, vocatio/missio canonica, Einstellung, Amts-/Dienstbezeichnung)

2.Zusatzqualifikationen

3.Neigungsfächer

4.Besondere Kenntnisse und Erfahrungen (Angabe ist freiwillig und kann widerrufen werden.)

5.Nebentätigkeit

III. Tätigkeiten an der Schule

1.Rechtsverhältnis

2.Beschäftigungsart

3.Besoldungs-/Vergütungs-/Entgeltgruppe, Tätigkeitsbereich, Unterrichtsfächer, Merkmale nach Eingruppierungserlassen

4.Pflichtstundensoll

5.Pflichtstundenermäßigung, Anrechnungsstunden (einschließlich Grund)

6.Mehrarbeit (einschließlich Vergütungssatz)

7.Vertretungsunterricht (Umfang)

8.Besondere Funktionen, Sonderaufgaben

9.Tätigkeit an einer anderen Schule bzw. Behörde/Einrichtung

10.Teilzeitbeschäftigung/Beurlaubung

IV. Weitere Angaben

1.Aktenzeichen der Bezirksregierung 2.LBV-Personalnummer 3.Abwesenheit/Unterrichtsausfall (Dauer/Grund) 4.Mitwirkung der Schulleiterin oder des Schulleiters an dienstlichen Beurteilungen gemäß den Beurteilungsrichtlinien (insbesondere: Leistungsbericht 5.Schriftwechsel zwischen der Schule und Lehrerinnen oder Lehrern 6.Berichte an die Schulaufsicht 7.Datenschutzrechtliche Verpflichtungserklärung 8.Genehmigung der Verarbeitung von Schülerdaten nach § 2 Abs. 1 VO-DV I 9.Belehrung gemäß Gefahrstoffverordnung

Vorschriften für die Führung der Akten in der Schule

Der ursprüngliche Erlass von 1992 wurde bereinigt und enthält inzwischen folgende Vorschriften:

1.  Zur Erfüllung der Schulleitungsaufgaben führt die Schulleiterin oder der Schulleiter über jede Lehrkraft eine Akte mit personenbezogenen Daten. In dieser Akte dürfen – unter Beachtung des Erforderlichkeitsgrundsatzes  – nur die Daten aus der Anlage 2 zur VO zur DV II (BASS 10-41 Nr.6.1) aufgenommen werden

2.Doppel von Personalbögen, die zu der Akte genommen werden, dürfen keine über die Nr. 1 dieses Runderlasses hinausreichenden Angaben enthalten.

3.  Die Akte ist durchzunummerieren und verschlossen aufzubewahren. Sie unterliegt der dienst- und datenschutzrechtlichen Verschwiegenheitspflicht.

4.   Zugriff auf die Akte hat neben der Schulleiterin oder dem Schulleiter die ständige Vertreterin oder der ständige Vertreter. § 60 Abs. 2 Schulgesetz (SchulG – BASS 1-1) bleibt unberührt. Zur Aktenführung kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem Schulsekretariat herangezogen werden.

5.   Die Lehrkraft hat ein Recht auf Einsicht in ihre Akte.

6.   Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen, sind nicht in die Akte aufzunehmen, sondern unverzüglich zu vernichten. Die Akte selbst ist nach Ablauf von fünf Jahren seit dem Ausscheiden der Lehrkraft aus der Schule zu vernichten, sofern die Lehrkraft nicht zwischenzeitlich wieder den Dienst an der Schule aufgenommen hat. Daten über Dienstversäumnisse sind ein Jahr nach der zusammenfassenden Meldung an die Schulaufsichtsbehörde, Aufzeichnungen über Anhaltspunkte für Dienstvergehen drei Jahre nach dem Bericht oder – wenn ein Bericht unterblieben ist – drei Jahre nach ihrer Aufnahme in die Akte zu tilgen.

      Verantwortlich für die Löschungen ist die Schulleiterin oder der Schulleiter.

7.   Die Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule vom 15.09.1988 (BASS 10-41 Nr. 4) bleibt unberührt.

Wenn Sie sich für die Verarbeitung zugelassener Daten  der Lehrerinnen und Lehrer interessieren, sollten Sie sich unbedingt die entsprechenden Erlasse in der BASS anschauen. Die Verordnung vom 22. Juli 1996 ist 2014 geändert worden und enthält ziemlich genaue Vorschriften, welcher Datenbestand in der Schule, bei den Schulaufsichtsbehörden, beim  Landesprüfungsamt, bei den Zentren für schulische Lehrerausbildung und beim Ländertauschverfahren verarbeitet werden darf. Bei der zuständigen Schulaufsicht (Bezirksregierung) wird Ihre eigentliche Personalakte geführt, die weitere Daten enthält. Auch dieser Katalog ist begrenzt und durch den Erlass (BASS 10-41 Nr.6.1) festgelegt. Manchmal ist es erforderlich, dass man Einsicht in diese Akte nehmen muss, weil man z.B. in einem Klageverfahren gegen eine dienstliche Beurteilung wissen will, was dort alles enthalten ist. Dazu stellt man einen Antrag auf Einsicht in die Personalakte und kann sich dann Abschriften oder Kopien anfertigen. Meist ist es aber sehr dürftig, was man dort findet. Neben dem Schriftwechsel, den man sowieso kennt, weil man sich davon Durchschriften angefertigt hat, finden sich wenig Notizen, weil diese nämlich nicht unbedingt zu den Akten genommen werden müssen. Das bezieht sich auch auf mündliche und schriftliche Berichte von Dritten, die während einer Prüfung oder dienstlichen Beurteilung anwesend waren. Übrigens kann die Bezirksregierung auf Antrag negative Einträge in der Personalakte auf Antrag löschen, muss sie aber nicht:

Entfernung einer rechtmäßigen Abmahnung aus der Personalakte:

Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben. Ein Arbeitnehmer kann deshalb in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB die Entfernung von Aktenvorgängen, die auf einer richtigen Sachverhaltsdarstellung beruhen, nur dann verlangen, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergibt, dass eine weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist. (Auszug aus den Orientierungssätzen der Richterinnen und Richter des BAG) BAG, Urteil v. 19.7.2012 – 2 AZR 782/11 Aufgrund der Änderungen des Schulgesetzes sind inzwischen viele neue Datenschutzverordnungen erlassen worden – zuletzt durch die Änderungsverordnung vom 9.2.2017. Sie finden alles, was die Datenverarbeitung in der Schule betrifft, in den beiden Verordnungen über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern (VO DV I BASS 10-44 Nr.2.1) und in der entsprechenden Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehrerinnen und Lehrer (VO DV II BASS 10-41 Nr. 6.1). In der letzten Änderungsverordnung vom 9.2. 2017 sind auch die Daten enthalten, die ohne Einwilligung der Betroffenen verarbeitet und gespeichert werden dürfen.Dazu gibt es neue Dienstanweisung vom 19.1.2018, die an die neuen Datenschutzgesetze und Datenverarbeitungsanlagen der Schulen angeglichen wurde.

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Recht auf Auskunft und Einsichtnahme

Wichtig für Sie ist vielleicht auch folgender Satz, wenn sich eine Schulleitung weigern sollte, Ihnen irgendwelche Schriftstücke zu zeigen, die Sie persönlich betreffen: In Deutschland gilt grundsätzlich immer die informationelle Selbstbestimmung. Jeder Mensch hat zu jeder Zeit das Recht auf Akteneinsicht. Eine Ablehnung bedarf einer ausdrücklichen rechtlichen Grundlage! Rechtsgrundlagen zum Datenschutz und zur Einsichtnahme sind u.a. das

• Bundesdatenschutzgesetz (BDGS)
• das Datenschutzgesetz NRW ( DSG-NRW)
• das Gesundheitsdatenschutzgesetz (GDSG NRW)

Wenn Sie es genauer wissen wollen: Der § 18 (Fußnote3) des Datenschutzgesetzes NRW befasst sich mit dem Recht auf Auskunft und Einsichtnahme, in dem es heißt: Auskunft, Einsichtnahme (1) Der betroffenen Person ist von der verantwortlichen Stelle auf Antrag Auskunft zu erteilen über 1. die zu ihrer Person verarbeiteten Daten, 2. den Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, 3. die Herkunft der Daten und die Empfänger von Übermittlungen sowie 4. die allgemeinen technischen Bedingungen der automatisierten Verarbeitung der zur eigenen Person verarbeiteten Daten. Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die ausschließlich zu Zwecken der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle gespeichert sind. (2) Auskunft oder Einsichtnahme sind zu gewähren, soweit die betroffene Person Angaben macht, die das Auffinden der Daten mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Auskunftserteilungen und Einsichtnahme sind gebührenfrei, die Erstattung von Auslagen kann verlangt werden. (3) Die Verpflichtung zur Auskunftserteilung oder zur Gewährung der Einsichtnahme entfällt, soweit a) dies die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle erheblich gefährden würde, b) dies die öffentliche Sicherheit gefährden oder sonst dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde, c) die personenbezogenen Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der berechtigten Interessen einer dritten Person geheim gehalten werden müssen. (4) Einer Begründung für die Auskunftsverweigerung bedarf es nur dann nicht, wenn durch die Mitteilung der Gründe der mit der Auskunftsverweigerung verfolgte Zweck gefährdet würde. In diesem Fall sind die wesentlichen Gründe für die Entscheidung aufzuzeichnen. (5) Bezieht sich die Auskunftserteilung oder die Einsichtnahme auf die Herkunft personenbezogener Daten von Behörden des Verfassungsschutzes, der Staatsanwaltschaft und der Polizei, von Landesfinanzbehörden, soweit diese personenbezogene Daten in Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben im Anwendungsbereich der Abgabenordnung zur Überwachung und Prüfung speichern, sowie von den in § 19 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz genannten Behörden, ist sie nur mit Zustimmung dieser Stellen zulässig. Gleiches gilt für die Übermittlung personenbezogener Daten an diese Behörden. Für die Versagung der Zustimmung gelten, soweit dieses Gesetz auf die genannten Behörden Anwendung findet, die Absätze 3 und 4 entsprechend. (6) Werden Auskunft oder Einsichtnahme nicht gewährt, ist die betroffene Person darauf hinzuweisen, dass sie sich an den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden kann.“ Das Recht auf Akteneinsicht ist übrigens in der neuen Dienstanweisung vom 19.1. 2018 noch einmal deutlich formuliert worden. In dem Abschnitt 7 heißt es: „7 Schülerinnen, Schüler, Eltern und Lehrkräfte sowie die anderen Bediensteten der Schule haben einen Anspruch auf unentgeltliche Auskunft über die Daten, die über sie gespeichert sind (§ 18 DSG NW). Die Auskunft kann durch Gewährung der Einsichtnahme oder schriftlich erteilt werden.“ Für den schulischen Bereich sind das die Datenschutzbestimmungen, die Sie in den §§ 120 bis 122 des Schulgesetzes finden, in der BASS 10-44 Nr. 2.1 (Datenverarbeitung von Schülerdaten) und in der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten  der Lehrerinnen und Lehrer (VO-DV II) finden.

Bitte beachten Sie, dass sich u.a. durch die DSGVO Änderungen in der handhabe und im Inhalt von Personalakten ergeben haben. Sofern Sie hier Erfahrungen haben schreiben Sie in die Kommentare.

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Datenschutzgesetz NRW: Recht auf Auskunft und Einsichtname	https://recht.nrw.de